Wat houdt het in kaart brengen van bedrijfsprocessen in?
Een bedrijfsproces in kaart brengen is een handige manier om de planning en beheer van het bedrijf visueel te beschrijven. Deze processen laten een aantal momenten zien die tot een bepaald eindresultaat leiden. Het laat zien wie er allemaal betrokken zijn bij het gehele bedrijfsproces en wat het proces inhoudt. Daarnaast kan het gebruikt worden in elke organisatie of bedrijf. Door dit duidelijk allemaal in kaart te brengen, zorg je ervoor dat het zichtbaar is waar je het proces kan verbeteren en kan iedereen van het team begrijpen hoe een proces moet worden uitgevoerd.
Het doel van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Door het in kaart brengen van bedrijfsprocessen zorg je ervoor dat de efficiëntie in een bedrijf wordt verhoogd. Zo geeft dit inzicht in het gehele proces van het bedrijf, helpt dit het team met ideeën bedenken voor het verbeteren van het proces en wordt de communicatie verbeterd. Door de processen in kaart te brengen, zorg je ervoor dat de vertragingen, inefficiënties en herhalingen zichtbaar worden. Ook helpt het om de grenzen, verantwoordelijkheid, eigendom en effectiviteit van maatregelen of metriek van het proces te bepalen.
Voordelen in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Je bedrijfsprocessen in kaart brengen zorgt ervoor dat verspillingen duidelijk worden, werkprocessen worden gestroomlijnd en alle neuzen binnen je bedrijf dezelfde kant op staan. Het hele proces wordt hiermee visueel duidelijk zonder dit schriftelijk opgeschreven te hebben. Bedrijfsprocessen in kaart brengen wordt voor de volgende punten gebruikt:
- Projecten plannen
- Anderen laten zien hoe een proces werkt
- Een analyse voor het verbeteren van punten in het proces
- Leveren van een procesdocumentatie
- Het begrip van een proces verbeteren
- Communicatie verbeteren binnen een team
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat er een hoop tijd bespaard kan worden en ook worden projecten vereenvoudigd. De belangrijkste kenmerken kan je gemakkelijker begrijpen, zodat je daarmee weer informatie kunt gebruiken voor probleemoplossingen. Ook helpt het met het stellen van strategische vragen waarmee je weer het proces kan verbeteren.
Soorten bedrijfsprocessen in kaart gebracht
Deze processen in kaart brengen helpt mee aan het communiceren naar anderen. Er worden hiervoor verschillende soorten procesbeschrijvingen gebruikt. Hier zijn de meest voorkomenden:
- Activiteit proceskaart: Geeft een duidelijkheid over de toegevoegde waarde van bepaalde activiteiten.
- Document kaart: Documenten zijn de in- en output in een proces.
- Gedetailleerde proceskaart: Elke stap kan erg gedetailleerd worden laten zien
- High-level proceskaart: De weergave van een proces op hoog niveau
- Weergegeven proceskaart: De processen worden weergegeven op de huidige en toekomstige staat. Dit om de plekken aan te wijzen van het procesverbetering
- Zwembaankaart: Het scheiden van verantwoordelijkheden over subprocessen.
- Waardetoegevoegd kettingdiagram: Geef een overzicht van vakken die op zichzelf staan en geen onderlinge verbanden hebben, om een vereenvoudigde versie van het proces snel te begrijpen.
- Value Stream Map: Door middel van een gestroomlijnde aanpak, bekend als lean management, worden processen nauwkeurig geanalyseerd en verbeterd met als doel efficiënt de productie van goederen of de levering van diensten aan klanten te realiseren.
- Workflow diagram: Toont het werkproces in een visueel ‘stroomdiagram’ zonder gebruik te maken van UML-symbolen.
Stappenplan voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Het proces van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan een gestructureerd stappenplan volgen. Hier is een algemeen stappenplan:
- Het doel bepalen: Welk doel heb je in je proces voor ogen? Gebruik dit als titel.
- De verschillende stappen bedenken: Welke stappen zijn nodig om het doel te bereiken?
- De grenzen bepalen van het proces: Waar begint het proces? En waar eindigt het?
- De stappen in volgorde plaatsen: Begin met een werkwoord bij het opstellen van de stappen.
- Teken de basissymbolen van een stroomdiagram:
- Ovalen tonen het begin of het einde van een proces.
- Rechthoeken tonen een bewerking of activiteit die gedaan moet worden.
- Pijlen geven de stroomrichting aan.
- Ruiten tonen een punt waar een beslissing moet worden genomen.
- Pijlen die vertrekken uit een ruit worden meestal aangeduid met ja of nee. Er vertrekt slechts één pijl uit het activiteitssymbool. Als er meer pijlen nodig zijn, gebruikt u beter een ruitvorm.
- In een paralellogram wordt invoer of uitvoer getoond.
- Het procesdiagram afmaken: Beoordeel het stroomdiagram samen met iemand anders die met dit proces te maken gaat hebben.
Schakel een consultant in om je te helpen!
Je kan altijd bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen een consultant gebruiken. Een consultant kan namelijk van onschatbare waarde zijn bij een organisatie. De consultant heeft vaak erg veel ervaring en een goede expertise op het vakgebied waar het bedrijf zich bevindt, waardoor er goede adviezen gegeven kunnen worden. Het is een investering die niet alleen resulteert in geoptimaliseerde processen, maar ook in een verbeterde algehele operationele effectiviteit en concurrentievoordeel.
Deel deze pagina
Contactformulier
Meer informatie?
Forza consulting
Bij Forza verbinden we de ambitie en strategie van onze klanten met het ERP-systeem, de medewerkers en de onderliggende technologie. Om de focus op de business te laten liggen, bieden wij een reeks van diensten aan (van implementatie van de software, managed services tot interim-opdrachten).
Met 20 jaar aan ervaring staat de klanttevredenheid centraal.